Modalités de réservation

Les associations sont bénéficiaires d'un ou plusieurs créneaux horaires dans la structure pour leurs sièges sociaux et les salles d’activités. Afin de mieux répondre aux différentes demandes, chaque année au mois de juin est mise en place une réunion de répartition des locaux ayant pour objet :

• La reconduction des créneaux horaires existants ;
• Un réajustement des créneaux horaires existants ;
• Une suppression des créneaux horaires existants ;
• Une création de nouveaux créneaux horaires.

Cette réunion permet également de rappeler le fonctionnement de la structure et est ouverte à toute suggestion de changement ou d’évolution du fonctionnement de la structure.

Un questionnaire est préalablement adressé aux associations au mois de mai afin qu’elles formulent leurs vœux pour l’année scolaire suivante étant bien entendu que le calendrier des associations est calqué sur le calendrier scolaire.

Les consignes sont :

• Une demande correspondant aux réels besoins car les créneaux non utilisés peuvent profiter à une autre association dans l’attente.
• Les salles sont attribuées en adéquation avec le nombre d’adhérents de l’association ou de l’activité.
• Une certaine souplesse doit être adoptée lors d‘événements d’envergure car il peut être demandé à une association de modifier ses horaires ou de changer de salle pour une activité lors d’une manifestation occasionnelle.
• Un tableau d’affectation des horaires est préparé puis proposé avec des modifications en direct afin de ne pénaliser personne.

En cas de litige, c’est l’élu qui tranche.

De même au cours de cette réunion, un rappel du fonctionnement de la structure est également fait à savoir :
Une information sur les dates et modalités de fermeture de l’été, sur les grands nettoyages ainsi qu’un rappel des consignes de sécurité, des horaires des personnels…

Les salles de réunion, sont mises gracieusement à disposition des associations riomoises sous réserve qu’elles en fassent la demande auprès du secrétariat de la vie associative en renseignant le formulaire adéquat.
Les associations sont invitées après l’utilisation de la salle de réunion, à remettre en place les tables et chaises en place ou suivant les indications données par le service Vie associative lors de la remise du badge d’accès à la salle.